Как составить претензию контрагенту по задолженности: образец

Когда претензия обязательна

По спорам о взыскании денег из договоров, других сделок и неосновательного обогащения иск в арбитраж подают после претензии и по истечении 30 календарных дней со дня её направления. Закон или договор могут установить другой срок или порядок.¹ Для других гражданских споров, например о расторжении договора или о возврате имущества, претензия обязательна, только если её требует закон или договор.

Если претензии нет, суд вернёт исковое заявление, а если обнаружит это после принятия иска, оставит его без рассмотрения.¹ Пошлину вернут, но время будет потеряно. Для судебного приказа претензия по закону не нужна, но отправить её всё равно стоит, подробно об этом в статье о претензионном порядке.

Что должно быть в претензии

Формы претензии закон не устанавливает. Суд проверяет одно: понял ли должник из письма, что от него требуют, сколько и на каком основании. Поэтому в тексте нужны:

1. Кому: полное наименование должника, ИНН, адрес из ЕГРЮЛ. Для ИП фамилия, имя, отчество и ОГРНИП.
2. От кого: ваше наименование, ИНН, адрес, контакты для связи и реквизиты для оплаты.
3. Основание: номер и дата договора, спецификации или заявки, номера и даты УПД или актов.
4. Расчёт: основной долг, неустойка или проценты с периодом и формулой, итоговая сумма.
5. Требование: заплатить конкретную сумму до конкретной даты или в течение срока из договора.
6. Последствие: обращение в Арбитражный суд с требованием взыскать долг, санкции и судебные расходы.
7. Подпись директора или представителя с доверенностью, дата.

Расчёт неустойки лучше дать прямо в тексте или приложением в таблице. Если неустойки в договоре нет, считайте проценты по ст. 395 ГК РФ по ключевой ставке Банка России за каждый период.² Как это сделать, разобрано в статье о неустойке и процентах.

Образец претензии о погашении задолженности

Образец рассчитан на долг по договору поставки с неустойкой. Для договора оказания услуг или подряда замените «поставлен товар» и «УПД» на «оказаны услуги» или «выполнены работы» и «акты».

Срок для добровольной оплаты в претензии может быть любым разумным, но он не сокращает 30 дней, после которых можно идти в суд. Если договор устанавливает свой срок ответа на претензию, ставьте его.

Как отправить, чтобы потом доказать

Претензия считается полученной с момента доставки должнику. Если письмо пришло, но должник его не забрал или вернулось по истечении срока хранения, оно тоже считается доставленным.² Для организации это работает только с адресом из ЕГРЮЛ: риск неполучения писем по этому адресу несёт сама организация.²

Надёжнее комбинировать: письмо с описью по адресу из ЕГРЮЛ плюс способ, который назван в договоре. Тогда спор о том, получил ли должник претензию, не возникнет.

Частые ошибки

• Претензия отправлена по фактическому адресу офиса, а не по адресу из ЕГРЮЛ. Если письмо не дошло, суд может не признать порядок соблюдённым.
• В претензии нет суммы или есть только «оплатите задолженность». Должник не может понять, сколько платить, а суд, что именно было предъявлено.
• Требования в иске больше, чем в претензии, по другому договору или за другой период. Для новых требований нужна новая претензия.
• Претензию подписал менеджер без доверенности.
• В тексте угрозы уголовным делом или обращением в налоговую. Это не помогает и портит переговоры.
• Претензия отправлена до того, как наступил срок оплаты по договору.

Чек-лист перед отправкой

• Выписка ЕГРЮЛ должника скачана в день отправки, адрес совпадает.
• Номера и даты договора и УПД проверены по оригиналам.
• Расчёт неустойки или процентов приложен, период указан.
• Реквизиты для оплаты есть в тексте.
• Подпись директора или доверенность представителя.
• Опись вложения повторяет перечень приложений.
• В календаре отмечена дата: день отправки плюс 30 календарных дней.

Что делать после отправки

Если должник ответил и предложил график, оформите его письменно: соглашение о рассрочке или гарантийное письмо с подписью директора. Подписанный документ с суммой долга прерывает срок исковой давности, отсчёт трёх лет начнётся заново.²

Если ответа нет, через 30 дней можно подавать иск. Весь путь к исполнительному листу расписан в статье как взыскать долг с контрагента. Если хотите, чтобы претензию составили и отправили юристы, это отдельный пакет на странице «Взыскание долгов».

Если претензию прислали вам

Отвечать на претензию закон не обязывает, но молчание почти всегда хуже ответа. Через 30 дней кредитор пойдёт в суд, и судья увидит, что вы не возражали. Порядок действий такой.

1. Проверьте сумму и основание: тот ли договор, те ли УПД, учтены ли ваши оплаты.
2. Если долг есть, предложите график. Письмо с признанием долга прерывает срок исковой давности, поэтому признавайте только ту сумму, с которой согласны.
3. Если долга нет или он меньше, ответьте письменно с документами: платёжками, актом о недостатках товара, претензией по качеству.
4. Если в претензии неустойка, проверьте расчёт: период, ставку, базу. Ошибки в расчётах встречаются часто.

Ответ отправляйте тем же способом, что и претензию, с описью вложения. В суде он станет вашим первым доказательством.

Частые вопросы

Можно ли отправить претензию только по электронной почте?

Да, если договор допускает обмен юридически значимыми сообщениями по почте и указывает адреса. Если такого пункта нет, отправляйте письмом по адресу из ЕГРЮЛ.

Нужна ли печать на претензии?

Закон её не требует. Важна подпись директора или представителя с доверенностью.

Можно ли в одной претензии требовать долг по нескольким договорам?

Можно, если по каждому договору указаны документы и суммы. Суду так проще увидеть, что досудебный порядок соблюдён по каждому требованию.